IX. Контрольные процедуры организации
контрольная процедура
Административная процедура — 11. Административная процедура представляет собой закрепленный в правовом акте порядок последовательного совершения юридически значимых действий ее участников, направленный на разрешение индивидуального юридического дела (реализацию субъективных… … Официальная терминология
РАЗДЕЛЕННОГО ПОМЕТА, МЕТОД — Контрольная процедура, в которой детеныши из одного помета разделяются на контрольную и экспериментальную группы. Она используется в качестве частичного контроля над генетическими факторами и имеет преимущества перед случайным разделением… … Толковый словарь по психологии
Тест средств контроля — аудиторская процедура, заключающаяся в проверке работоспособности и надежности конкретного средства контроля. Синонимы: Контрольная процедура См. также: Аудиторские процедуры Финансовый словарь Финам … Финансовый словарь
Плацебо (placebo) — Термин «П.» производное от латинского «умиротворять» или «угождать». Согласно полному определению, П. это «любая терапия (или ее составная часть), сознательно используемая из за своего неспецифического психол. или физиолог. эффекта, или же… … Психологическая энциклопедия
Финансовый контроль в сфере потребительского рынка — Финансовый контроль Контроль Виды финансового контроля Государственный контроль В … Википедия
КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ — обеспечение соответствия результатов профессионального обучения стандарту профессионального образования. Контрольная процедура предусматривает три этапа: входной контроль (собеседование, тестирование, вступительные экзамены и др.); промежуточный… … Профессиональное образование. Словарь
Валидность выборки — вариация содержательной валидности (см.), базируется на оценке степени, в какой различные черты, которые, как предполагается, лежат в основе того, что измеряется, представлены в тесте. В большей степени это контрольная процедура, предназначенная… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике
ВАЛИДНОСТЬ ВЫБОРКИ — Вариация содержательной валидности, основывающаяся на оценке степени, в которой различные черты, которые, как предполагается, лежат в основе того, что измеряется, представлены в тесте. Это в большей степени контрольная процедура, предназначенная… … Толковый словарь по психологии
ИМИТАЦИОННАЯ ХИРУРГИЯ — Хирургия, в которой все процедуры проводятся при определенном экспериментальном изучении объекта. Это используется как контрольная процедура в экспериментах на животных, включающих хирургические процедуры, чтобы предотвратить возможность того,… … Толковый словарь по психологии
ГОСТ Р 50779.11-2000: Статистические методы. Статистическое управление качеством. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 50779.11 2000: Статистические методы. Статистическое управление качеством. Термины и определения оригинал документа: 3.4.3 (верхняя и нижняя) границы регулирования Граница на контрольной карте, выше которой верхняя граница,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
IPsec — (сокращение от IP Security) набор протоколов для обеспечения защиты данных, передаваемых по межсетевому протоколу IP, позволяет осуществлять подтверждение подлинности и/или шифрование IP пакетов. IPsec также включает в себя протоколы для… … Википедия
Контрольная процедура
IX. Контрольные процедуры организации
9.1. Система внутреннего контроля организации должна обеспечивать выполнение организацией контрольных процедур, направленных на предупреждение или минимизацию рисков, влияющих на достижение целей организации.
9.2. В качестве контрольных процедур организации должны использоваться:
документальное оформление и подтверждение фактов хозяйственной жизни организации;
подтверждение соответствия документов требованиям законодательства Российской Федерации;
санкционирование (авторизация) операций, обеспечивающее подтверждение правомочности их совершения;
сверка данных путем проверки полноты, точности, непротиворечивости и корректности полученной информации;
разграничение полномочий, в том числе посредством исключения совмещения одним лицом функции инициирования, исполнения и контроля совершения хозяйственной операции;
контроль фактического наличия и состояния объектов, в том числе охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей;
процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами, осуществляющие контроль доступа, целостности данных и внесения изменений в информационные системы;
разграничение доступа должностных лиц организации к блокам учета в информационной системе в целях исключения несанкционированного доступа и возникновения риска искажения бухгалтерской (финансовой), налоговой и иной отчетности.
9.3. Разработка и описание контрольных процедур организации должны осуществляться организацией на основе анализа причин возникновения рисков и оценки их последствий.
9.4. Контрольные процедуры организации должны быть направлены на предотвращение или минимизацию рисков ошибок (искажений) налогового учета и налоговой отчетности организации, рисков несвоевременной и (или) неполной уплаты (перечисления) налогов, сборов и страховых взносов.
9.5. Для разработки организацией контрольных процедур организации должны использоваться следующие документы (информация):
реестр выявленных рисков;
информация об организационной структуре организации;
карта (реестр) бизнес-процессов компании;
организационно-распорядительные документы, содержащие описание бизнес-процессов и операций, выполняемых сотрудниками.
9.6. Организация должна определить порядок документального оформления результатов выполнения контрольных процедур организации.
9.7. Организация должна осуществлять анализ результатов выполнения контрольных процедур организации и оценку эффективности их выполнения.
9.8. Анализ организацией результатов выполнения контрольных процедур организации должен включать:
определение степени предотвращения или минимизации рисков посредством выполнения контрольных процедур организации;
проверку наличия документов, подтверждающих выполнение организацией контрольной процедуры организации и их соответствие порядку выполнения контрольной процедуры организации и виду контроля;
проверку соответствия описания контрольной процедуры организации порядку и способу ее выполнения;
проверку соблюдения принципа распределения полномочий при отражении организацией в учете операций (групп операций) и выполнении контроля в отношении этих операций (групп операций);
определение порядка и способов устранения выявленных ошибок и отклонений;
доведение информации до руководства о результатах выполнения контрольных процедур организации.
Контрольная процедура
Немаловажным объектом контрольной среды являются контрольные процедуры. Эти процедуры включают политики и процедуры, которые позволяют обнаруживать, предотвращать и исправлять ошибки. Такого рода процедуры могут быть различными для различных предприятий и зависят от их размеров. При этом контрольные процедуры, созданные для крупных предприятий, не подходят для малых. Это в первую очередь связано с тем, что в небольшом предприятии руководство, как правило, в значительной степени вовлечено в его ежедневную работу, что снижает необходимость внутреннего контроля. Однако отсутствие контрольных процедур может повлечь за собой недостоверность финансовой отчетности. Контрольные процедуры необходимы для достижения конкретных целей и применяются в различных подразделениях.
Одним из направлений контроля является процесс создания контрольной процедуры. Контрольная процедура должна быть оформлена определенным образом, при этом она должна содержать:
ь Цель контрольной процедуры;
ь Информация о том, какие отделы будут пользоваться этой процедурой;
ь Определения основных понятий, использующихся в процедуре;
ь Описание самого бизнес процесса (сама процедура).
Рассмотрим две наиболее интересные контрольные процедуры, которые, как правило, являются наиболее критичными для любого предприятия:
1) процедура по контролю за состоянием дебиторской задолженности необходима в основном для аналитических целей. Процедура предназначена для анализа и улучшения ликвидности предприятия, уменьшения риска возникновения безнадежных долгов, а также снижения уровня просроченной дебиторской задолженности, обеспечение своевременного притока денежных средств;
Основными рисками процесса процедуры по контролю за состоянием дебиторской задолженности являются:
ь Возникновение безнадежной дебиторской задолженности — в результате принятия решения о работе с некредитоспособным покупателем;
ь Отгрузки товара неплатежеспособным покупателям — если кредитный лимит неверно отражен в информационной системе;
ь Существенное искажение финансовой отчетности — если резерв под сомнительную задолженность создан не верно.
В контрольную процедуру по управлению дебиторской задолженностью включается расчет показателей, необходимых для выбора новых покупателей, расчет кредитного лимита, резерва по сомнительной задолженности. Все эти аналитические данные требуют принятия управленческих решений, которые должны быть отражены в контрольной процедуре.
2) процедура по контролю за закупками способствует оптимизации процесса закупки товаров и услуг через информационную систему. Документооборот, используемый при закупках товаров и услуг и реализованный в информационной системе, позволяет определить потребности в товарах и услугах, а также количество, качество, сроки доставки товаров, момент оплаты товаров и услуг. Кроме того, он позволяет наладить учет возникающих претензий, связанных с этими товарами и услугами.
Контроль может быть реализован посредством предоставления различных прав доступа к информационной системе для выполнения тех или иных операций.
Основным электронным (а затем и бумажным) документом здесь является создание в информационной системе заявки на закупку. Все последующие операции, связанные с закупками, должны иметь обязательную ссылку на заявку на закупку. В результате внедрения процедуры в информационной системе реализована возможность настройки следующей взаимосвязи: договор с поставщиком — заявка на закупку — оплата закупки — получение товаров и услуг — получение документов от поставщика, подтверждающих поступление товаров и услуг.
Основными рисками процесса являются:
ь Закупки у ненадежного поставщика по завышенной цене;
ь Несанкционированные закупки, оплата несуществующих обязательств;
ь Учет счетов поставщиков, в то время как поставки фактически не были произведены.
Внедрение такой контрольной процедуры позволяет реализовать внутренний контроль по следующим направлениям:
ь Создать базу утвержденных поставщиков, для каждого поставщика определить категорию расхода, ответственного бухгалтера;
ь Оптимизировать выбор поставщиков и изменить информационные данные о поставщиках в информационной системе;
ь Увеличить ответственность менеджеров за закупки товаров и услуг, своевременное предоставление документов в бухгалтерию;
ь Обеспечить контроль за наличием договоров с поставщиками;
ь Обеспечить контроль за процессом осуществления платежей, включая предоплаты;
ь Получать аналитическую информацию обо всех предоплатах и состоянии кредиторской задолженности;
ь Анализировать все операции с конкретными поставщиками (платежи, цены, претензии);
ь Осуществлять всех возникших в периоде затрат.
Для контрольных процедур большое значение имеет наличие первичных документов — как бумажных, та и электронных, так как на основании этих документов формируется отчетность. Все имеющиеся бумажные документы должны быть отражены в информационной системе. Поэтому при создании контрольных процедур необходимо обеспечить своевременный ввод данных в информационную систему. [4,c.67]
В заключение подчеркнем, что одним из методов проверки эффективности существующего контроля бизнеса в целом является внутренний операционный аудит. Учитывая, что в своей деятельности аудитор должен выполнить две основные задачи — проверить, что разработанные процедуры внутреннего контроля эффективно обнаруживают и предотвращают злоупотребления, и правильность выполнения контрольных процедур в течении периода — аудит может быть организован по следующим направлениям:
ь Полная проверка всех бизнес-процессов предприятий;
ь Проверка наиболее исследованных областей деятельности и проверка того, что все риски покрыты контрольными процедурами;
ь Проверка выполнения контрольных процедур.
Аудит всей деятельности предприятия довольно часто представляет собой довольно дорогостоящий процесс, поэтому наиболее оптимальным видом контроля является контроль за выполнением контрольных процедур.
Порядок проведения контрольных мероприятий
Подготовка контрольного мероприятия осуществляется путем:
а) определения объема, сроков и этапов проведения контрольного мероприятия;
б) формирования ревизионной группы;
в) подготовки распоряжения или приказа о проведении контрольного мероприятия;
г) сбора информации, необходимой для организации контрольного мероприятия, в том числе об объемах выделенных бюджетных и внебюджетных средств объекту контроля по годам проверяемого периода;
д) составления программы контрольного мероприятия;
е) информирования объекта контроля о цели, объеме и сроках проведения контрольного мероприятия.
Решение о проведении контрольного мероприятия оформляется распоряжением Минюста России или приказами главных управлений, в которых указываются форма и тема контрольного мероприятия, срок его проведения, наименование объекта контроля, персональный состав ревизионной группы (проверяющий).
Для проведения контрольного мероприятия определяется реально необходимый срок, но не более 30 рабочих дней. Продление этого срока допускается с разрешения руководителя, назначившего контрольное мероприятие, но не более чем на 30 рабочих дней.
Решение о продлении контрольного мероприятия оформляется распоряжением Минюста России или приказами главных управлений на основании мотивированных докладных записок директора Департамента организации и контроля или руководителей структурных подразделений главных управлений, ответственных за осуществление контрольной деятельности, соответственно.
Распоряжение о продлении срока проведения контрольного мероприятия доводится до сведения руководителя ревизионной группы (проверяющего) и руководителя объекта контроля, а также руководителей подведомственных Минюсту России федеральных служб и объектов контроля, представители которых включены в ревизионную группу.
При подготовке контрольного мероприятия участники ревизионной группы (проверяющий) изучают: законодательные и иные нормативные правовые акты по теме контрольного мероприятия; бюджетную (бухгалтерскую) отчетность; материалы предыдущих контрольных мероприятий, в том числе проведенных другими органами финансового контроля; иные доступные материалы, характеризующие деятельность объекта контроля.
По результатам предварительного изучения объекта контроля руководителем ревизионной группы (проверяющим) составляется программа контрольного мероприятия, которая не позднее чем за 5 рабочих дней до его начала представляется на утверждение курирующему Департамент организации и контроля заместителю Министра юстиции Российской Федерации или соответствующему начальнику Главного управления.
Программа контрольного мероприятия должна содержать форму и тему контрольного мероприятия, наименование объекта контроля, перечень основных вопросов, подлежащих изучению в ходе контрольного мероприятия.
В зависимости от темы контрольного мероприятия в программу включаются следующие вопросы:
1) соблюдение порядка ведения кассовых операций, в т.ч. ревизия наличия денег, ценных подарков и ценных бумаг в кассе, бланков строгой отчетности;
2) правомерность операций по лицевому счету получателя бюджетных средств, открытому в органах казначейства;
3) обоснованность составления и правомерность исполнения бюджетной сметы;
4) организация ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, своевременность, полнота и точность отражения операций по счетам бюджетного (бухгалтерского) учета;
5) обоснованность составления и исполнения сметы доходов и расходов по приносящей доход деятельности;
6) соблюдение требований, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;
7) расчеты с подотчетными лицами;
8) состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
9) наличие, качественное состояние и правомерность использования материальных средств;
10) хранение и использование бланков строгой отчетности;
11) своевременность, полнота и достоверность составления и представления бюджетной (бухгалтерской), статистической (финансовой) и налоговой отчетности;
12) хранение финансовых и иных документов;
13) обеспечение сохранности материальных средств и возмещение причиненного ущерба;
14) проведение инвентаризаций имущества и обязательств;
15) анализ системы внутреннего контроля;
16) выполнение предложений по актам предыдущих контрольных мероприятий.
Перечень открытый и при необходимости в программу контрольного мероприятия могут быть включены другие вопросы, учитывающие специфику деятельности объекта контроля, или с учетом конкретных обстоятельств проведения контрольного мероприятия часть из вышеуказанных вопросов.
Руководитель ревизионной группы при прибытии на объект контроля должен предъявить руководителю объекта контроля копию распоряжения Минюста России или приказа Главного управления о проведении контрольного мероприятия, ознакомить его с программой контрольного мероприятия, представить участников ревизионной группы, решить организационно-технические вопросы проведения контрольного мероприятия.
В день прибытия на объект контроля руководителем ревизионной группы составляется План-график проведения контрольного мероприятия, в котором указываются: проверяемые вопросы (из программы контрольного мероприятия); период проверки; данные каждого участника ревизионной группы, ответственного за проверку соответствующих вопросов (фамилия и инициалы, должность); срок представления руководителю ревизионной группы справок по результатам проверки каждого вопроса в отдельности.
План-график проведения контрольного мероприятия в части, касающейся проверяемых вопросов, доводится под роспись до каждого участника ревизионной группы, ответственного за оформление справки по результатам проверки соответствующего вопроса (вопросов) программы проверки.
Руководители объектов контроля обязаны:
а) создать условия для работы ревизионной группы;
б) предоставить служебное помещение, оборудованное организационно-техническими средствами, средствами связи и гарантирующее сохранность документов, обеспечить транспортом;
в) оказывать содействие в проведении контрольного мероприятия, давать указания о предоставлении подлинных документов, подлежащих проверке, а также справок и объяснений в устной и письменной форме по вопросам, относящимся к проверочному мероприятию;
г) по требованию проверяющих обеспечивать проведение инвентаризации материальных ценностей, контрольных обмеров выполненных строительно-монтажных (ремонтных) работ, а также присутствие при этом заинтересованных материально-ответственных и других должностных лиц;
д) принимать меры к устранению выявленных в процессе контрольных мероприятий недостатков, предупреждению или прекращению нарушений и злоупотреблений;
е) принимать решения о привлечении виновных должностных лиц к ответственности и возмещению причиненного ими ущерба.
Проведение контрольного мероприятия осуществляется путем сбора и анализа фактических данных и информации в соответствии с целями контрольного мероприятия. Исходя из темы контрольного мероприятия и его программы руководитель ревизионной группы (проверяющий) определяет объем и состав контрольных действий по каждому вопросу программы контрольного мероприятия, а также методы и способы сбора данных.
В процессе контрольного мероприятия осуществляются контрольные действия:
· по документальному изучению в проверяемом периоде финансовых, бухгалтерских, отчетных и иных документов объекта контроля, в том числе путем анализа и оценки полученной из них информации;
· по фактическому изучению в проверяемом периоде вопросов программы контрольного мероприятия путем осмотра, наблюдения, пересчета, экспертизы, контрольных замеров.
Основным методом контрольного мероприятия является проверка соответствия совершенных объектом контроля финансовых и хозяйственных операций законодательным, иным нормативным правовым актам и актам Минюста России по подлинным первичным учетным документам за период, прошедший с начала проведения Минюстом России предыдущего контрольного мероприятия, или за больший срок, установленный руководителем, назначившим его проведение.
Контрольные действия могут проводиться сплошным или выборочным способом. Решение об использовании сплошного или выборочного способа проведения контрольных действий по каждому вопросу программы контрольного мероприятия принимает руководитель ревизионной группы (проверяющий), исходя из содержания вопроса программы контрольного мероприятия, объема финансовых, бухгалтерских, отчетных и иных документов, относящихся к этому вопросу, состояния бюджетного (бухгалтерского) учета и системы внутреннего контроля на объекте контроля, срока проверки.
· Сплошной способ заключается в проведении контрольного действия в отношении всей совокупности финансовых, бухгалтерских, отчетных и иных документов, относящихся к одному вопросу программы проверки. Так, например, при проведении контрольного мероприятия кассовые операции и операции по лицевому счету получателя бюджетных средств, открытому в органах казначейства, проверяются сплошным способом.
· Выборочный способ заключается в проведении контрольного действия в отношении части финансовых, бухгалтерских, отчетных и иных документов, относящихся к одному вопросу программы проверки. При этом объем выборки и ее состав определяются руководителем ревизионной группы (проверяющим) таким образом, чтобы обеспечить возможность оценки изучаемого вопроса программы контрольного мероприятия для последующего формирования доказательств.
В ходе контрольного мероприятия осуществляется сбор доказательств, подтверждающих наличие выявленных нарушений и недостатков в использовании государственных средств и деятельности объекта контроля, позволяющих сделать обоснованные выводы в акте по результатам проведенного контрольного мероприятия. Получение достаточных доказательств достигается в процессе сбора фактических данных и информации (на основании письменных и устных запросов) в период предварительного изучения объекта контроля, их анализа на предмет достоверности, а также в ходе проведения контрольного мероприятия.
Датой начала контрольного мероприятия считается дата предъявления руководителем ревизионной группы (проверяющим) копии распоряжения Минюста России или приказа Главного управления о проведении контрольного мероприятия руководителю объекта контроля или лицу, его замещающему (далее — руководитель объекта контроля). Датой окончания контрольного мероприятия считается день вручения одного экземпляра акта контрольного мероприятия руководителю объекта контроля, о чем руководитель объекта контроля делает запись в экземпляре акта контрольного мероприятия, который остается у руководителя ревизионной группы, содержащую дату получения акта контрольного мероприятия, подпись и расшифровку этой подписи. В случае отказа руководителя объекта контроля получить акт контрольного мероприятия руководителем ревизионной группы (проверяющим) в конце акта контрольного мероприятия производится запись об отказе от подписи в получении акта контрольного мероприятия. В этом случае датой окончания контрольного мероприятия считается 4-й рабочий день от даты отправления руководителю объекта контроля акта контрольного мероприятия заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Подписанный руководителем ревизионной группы (проверяющим) акт контрольного мероприятия направляется в адрес руководителя объекта контроля. Документ, подтверждающий факт направления акта проверки руководителю объекта контроля, приобщается к материалам контрольного мероприятия.
Основаниями для приостановления контрольного мероприятия являются отсутствие или неудовлетворительное состояние бюджетного (бухгалтерского) учета либо наличие иных обстоятельств, делающих невозможным дальнейшее проведение контрольного мероприятия. Приостановление контрольного мероприятия оформляется распоряжением Минюста России или приказом Главного управления на основании докладной записки руководителя ревизионной группы (проверяющего), согласованной с директором Департамента организации и контроля или руководителем структурного подразделения Главного управления, ответственного за осуществление контрольной деятельности.
В срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распоряжения или приказа о приостановлении контрольного мероприятия Департаментом организации и контроля или Главным управлением руководителю объекта контроля направляются:
· копия подписанного распоряжения или приказа о приостановлении контрольного мероприятия;
· требование о восстановлении бюджетного (бухгалтерского) учета или об устранении иных обстоятельств, делающих невозможным дальнейшее проведение контрольного мероприятия, с указанием срока выполнения, который не может превышать срок, на который приостанавливается контрольное мероприятие.
После устранения причин приостановления контрольного мероприятия ревизионная группа (проверяющий) возобновляет проведение контрольного мероприятия в сроки, устанавливаемые распоряжением Департамента организации и контроля или приказом Главного управления.